Grup ve akran mentorluğu: mentorluk çemberleri nasıl kurulur?

Mentorluk denince akla çoğunlukla bir mentor ve bir menti gelir. Oysa birçok kurumda deneyimli mentor sayısı, gelişmek isteyen çalışan sayısının çok altındadır. Grup ve akran mentorluğu bu açığı kapatır. Üstelik katılımcılara tek bir ilişkinin veremeyeceği bir şey sunar: birbirinden öğrenen bir topluluk.

Üç format, üç farklı ihtiyaç

Format seçimi programın amacından gelir. Kabaca şöyle ayırabilirsiniz:

• Bire bir mentorluk: Kişiye özel kariyer kararları, hassas konular, kilit yeteneklerin gelişimi. En yoğun ama en pahalı formattır.
• Grup mentorluğu (mentorluk çemberi): Bir mentor ve 4–8 menti. Birçok kişinin benzer sorunlar yaşadığı durumlar için uygundur: ilk kez yönetici olanlar, kadın yönetici adayları, sahada dağınık çalışan ekipler.
• Akran mentorluğu: Benzer seviyedeki çalışanlar birbirini destekler. İşe uyum, bilgi paylaşımı ve yalnızlık hissini azaltmak için iyi çalışır.

Mentor zamanı gerçekten kıttır. ATD’nin TD Magazine’de aktardığı ABD anketine göre mentoru olanların yaklaşık 10’da 4’ü mentoruyla vakit bulmakta zorlanıyor. Katılımcıların %60’ı da mentorunun başka mentileri olduğunu söylüyor. Grup formatı, sınırlı mentor zamanını daha çok kişiye yayar.

Akranların değeri de araştırmayla desteklenir. Kathy Kram ve Lynn Isabella’nın 1985 tarihli çalışması, akran ilişkilerinin mentorluğun birçok işlevini üstlenebildiğini gösterdi. Fark karşılıklılıktır: akran ilişkisinde iki taraf da hem verir hem alır. Monica Higgins ve Kram da 2001’de mentorluğu tek bir ilişki yerine bir gelişim ağı olarak ele almayı önerdi. Grup ve akran formatları bu ağı kurmanın pratik yollarıdır.

Grup büyüklüğü ve süre

Grubun boyutu, herkesin söz alıp alamayacağını belirler.

• 4–6 menti çoğu kurumsal program için idealdir. Her oturumda iki kişinin konusunu derinlemesine konuşabilirsiniz.
• 7–8 menti üst sınırdır. Bu boyutta ikinci bir kolaylaştırıcı düşünün.
• 3’ün altı grup dinamiği oluşturmaz; bire bir görüşmeye yakın kalır.

Kuperminc ve Deutsch’un 2021 tarihli grup mentorluğu taraması, uygulamacıların çoğunlukla mentor başına 4–6 katılımcıda karar kıldığını aktarıyor. Aynı tarama, daha küçük grupların daha iyi bir grup iklimiyle ilişkili olduğunu ve dört-beş buluşmanın altında anlamlı bir ilişki kurmanın zor olduğunu belirtiyor. Bu bulgular gençlik programlarından geliyor; kurumsal tasarım için yine de makul bir başlangıç noktasıdır.

Süre olarak 6–9 ay ve ayda bir oturum iyi çalışır. Oxford Üniversitesi Tıp Bilimleri Bölümü’nün araştırmacılar için kurduğu çemberler, bir kıdemli mentor ve 3–4 mentiyle 12 ay ya da en az dört buluşma üzerine kurulu.

60 dakikalık bir çember oturumu

Grup oturumu, bire bir görüşmeden daha fazla yapı ister. Aşağıdaki akışı başlangıç şablonu olarak kullanabilirsiniz.

Süre	Bölüm	Ne yapılır?
0–5. dk	Açılış	Gizlilik kuralı hatırlatılır. Herkes tek cümleyle “Geçen oturumdan beri ne denedim?” sorusunu yanıtlar.
5–15. dk	Tema	Mentor, ayın temasıyla ilgili kısa bir deneyim ya da çerçeve paylaşır.
15–45. dk	İki vaka	Sırası gelen iki katılımcı gerçek bir durum anlatır. Grup önce yalnızca soru sorar, sonra öneri verir. Vaka sahibi en sonda neyi alacağını söyler.
45–55. dk	Taahhüt	Herkes bir sonraki oturuma kadar atacağı tek adımı yazar.
55–60. dk	Kapanış	Bir cümlelik öğrenme, sonraki tarih ve sıradaki vaka sahipleri.

Vaka sırasını dönem başında planlayın. Böylece her menti dönem içinde en az bir kez kendi konusunu getirir.

Mentor kolaylaştırıcıdır, konuşmacı değil

Çember bir sunum değildir. Mentorun asıl işi, grubun birbirinden öğrenmesini sağlamaktır. Oxford’un çember rehberi de mentoru, tavsiye vermekten çok dinleyen ve düşünme alanı açan biri olarak tanımlıyor.

• Konuşma süresinin en fazla üçte birini mentor kullansın.
• “Ben olsam şunu yapardım” yerine “Bu durumda neyi denedin?” diye sorun.
• Sessiz kalanlara baskı kurmadan alan açın: “Senin ekibinde bu nasıl görünüyor?”
• Bir kişinin oturumu ele geçirmesine izin vermeyin; süreyi nazikçe hatırlatın.
• Aynı sorun birkaç kez çıkıyorsa onu bir sonraki ayın teması yapın.

Gisbert-Trejo ve arkadaşlarının 2022’de program uzmanlarıyla yaptığı görüşmeler, grup programlarında koordinatörün rolünün daha belirleyici olduğunu gösteriyor. Katılımcıları seçmek ve grup dinamiğini destekleyen materyalleri hazırlamak koordinatörün işidir. Mentorları da grup kolaylaştırma üzerine kısa bir eğitimle hazırlayın.

Grup kuralları ve gizlilik

Grupta güven, bire bir ilişkiye göre daha kırılgandır. İlk oturumda kuralları birlikte yazın ve her oturumun başında kısaca hatırlatın:

1. Konuşulan kişisel durumlar odadan çıkmaz. Öğrenilen ders paylaşılabilir; kişi ve ayrıntı paylaşılamaz.
2. Aynı çemberde yönetici–çalışan ilişkisi olmaz.
3. Tavsiye vermeden önce soru sorulur.
4. Katılım bir taahhüttür; gelinemeyecekse önceden haber verilir.
5. Herkes bir kez konuşmadan kimse ikinci kez söz almaz.

Birbirinin performansını değerlendiren kişileri aynı gruba koymayın. Bu, açık konuşmayı en hızlı bitiren hatadır.

Akran mentorluğu nasıl kurulur?

Akran mentorluğu iki biçimde kurulabilir: ikili akran eşleşmeleri ya da lidersiz akran grupları. İkisinde de yapı şarttır.

• Net bir amaç: “İlk 90 günde şirkete uyum” ya da “ilk kez yönetici olanlar için deneyim paylaşımı” gibi.
• Hazır gündem: Her buluşma için 3–4 soruluk bir kart. Ücretsiz oturum kartı bunun için kullanılabilir.
• Dönüşümlü kolaylaştırıcı: Lidersiz gruplarda her ay başka biri zamanı ve gündemi yönetir.
• Koordinatör takibi: Akran grupları en kolay sönen yapılardır. Ayda bir kısa nabız yoklaması yapın.

Kram ve Isabella, akran ilişkilerinin mentorluk ilişkilerinden çoğu zaman daha uzun sürdüğünü de gözlemledi. İyi kurulmuş bir akran grubu, program bittikten sonra kendi kendine devam edebilir.

Bire birle birleştirmek

En güçlü sonuçlar çoğunlukla karma modellerden gelir. Üç yaygın kombinasyon:

• Çember ve isteğe bağlı bire bir: Ayda bir grup oturumu; menti ihtiyaç duyduğunda mentorla 30 dakikalık bireysel görüşme yapabilir.
• Bire bir ve akran grubu: Her mentinin bir mentoru vardır; mentiler ayrıca üç ayda bir kendi aralarında buluşur.
• Mentor çemberi: Mentorlar kendi aralarında buluşup zorlandıkları durumları konuşur. Mentor kalitesini yükseltmenin ucuz bir yoludur.

Artılar, eksiler ve ölçüm

Artılar: Daha çok kişiye ulaşırsınız, mentor zamanını verimli kullanırsınız, katılımcılar birbirinden öğrenir ve kurum içinde yatay bir ağ oluşur.

Eksiler: Kişiye özel derinlik azalır. Hassas konular grupta açılmayabilir. Katılım düzensizleşirse grup hızla dağılır. Kuperminc ve Deutsch’un taraması, büyük grupların kliklere bölünebildiğini ve ikinci bir mentorun bireysel sorumluluğu sulandırabildiğini de not ediyor.

Ölçümü bire bir programlarla aynı mantıkta kurun, ama grup düzeyinde birkaç gösterge ekleyin:

• Oturum başına katılım oranı
• Her mentinin dönem içinde kendi vakasını getirip getirmediği
• Taahhütlerin bir sonraki oturumda ne kadarının yapıldığı
• Dönem sonunda “Bu gruptan en az bir kişiyle program dışında da görüşüyorum” diyenlerin oranı

Programın genel tasarımı için mentorluk programı kurma rehberine, göstergeleri kurmak için etki ölçümü rehberine bakabilirsiniz.

Kaynaklar

• Kuperminc & Deutsch (2021), Group Mentoring – National Mentoring Resource Center Model Review — grup büyüklüğü, buluşma sayısı ve grup programlarının riskleri (gençlik programlarına dayanır).
• Kram & Isabella (1985), Mentoring Alternatives: The Role of Peer Relationships in Career Development — akran ilişkilerinin mentorluk işlevleri ve karşılıklılık.
• Higgins & Kram (2001), Reconceptualizing Mentoring at Work: A Developmental Network Perspective — mentorluğu tek ilişki yerine gelişim ağı olarak görmek.
• Gisbert-Trejo vd. (2022), Mentoring programs implementation: differences between group and individual mentoring — grup programlarında koordinatörün rolü.
• University of Oxford, Medical Sciences Division – Mentoring Circles — çember yapısı ve mentorun kolaylaştırıcı rolüne bir örnek.
• ATD, Only One in Three Employees Has a Mentor (TD Magazine, 2019) — mentorla vakit bulma güçlüğü ve mentor başına menti sayısı.